برگزاری همایش ها و نشست های علمی و آموزشی در رشد و اعتلای فرهنگ جامعه نقشی بی بدیل دارند. اما قبل از هرگونه برنامه ریزی باید این را در نظر داشت که هدف از این همایش و نوع همایش چیست .همایش میتواند بنیادی , کاربردی و یا توسعه ای باشد.شکل همایش میتواند بصورت سمینار ,   کنگره  و یا گفتمان میزگرد باشد .

اعتبارات لازم برای همایش و موسسات تامین کننده آن باید پیش بینی بشود. تاریخ و زمان برگزاری همایش,  سوابق ونتایج حاصل از همایش های قبلی با موضوع مرتبط ,  اهداف همایش و کاربردهای آن ,  عنوان همایش  ,  حوزه فعالیت های همایش و اعضای آن و نام و مسئول دبیر برگزاری همایش باید از طریق رسانه ها و اعلان های تبلیغاتی به اطلاع علاقمندان و شرکت کنندگان در همایش برسد.

باید بستری فراهم شود که علاقمندان و مشتاقان و صاحب نظران بتوانند پیشنهادات خود را به کمیته اجرایی همایش برسانند تا بعد  از بررسی و تحقیق در صورت لزوم این نظرات و پیشنهادات در جهت بهبود هرچه بهتر و سریعتر همایش بکار گرفته شود.

تعداد سخنران ها و میهمانان مدعوین  داخلی و خارجی وسایر افراد اعم از دانشجوها و محققان دعوت شده باید مشخص شود  و مدت زمان لازم برای هر سخنران به آنها گوشزد شود.

بهتر است جدول زمانی و زمانبندی اجرایی طرح قبلا تنظیم شده و در اختیار شرکت کنندگان قرار بگیرد.